Faciliter l’ouverture de nouveaux espaces de coworking

Faciliter l’ouverture de nouveaux espaces de coworking

Comment le contrôle d’accès intelligent facilite l’ouverture de nouveaux espaces de coworking

 

Tendance de fond, le nombre d’espaces de coworking est en train de connaître une hausse phénoménale depuis quelques années. D’après l’étude « Global Coworking Survey » de 2018, il devrait atteindre 19.000 lieux dédiés aux freelances sur toute la planète d’ici la fin de l’année (contre environ 2.000 il y a 6 ans).

 

Une demande en plein boom

 

Au total, ces espaces devraient accueillir environ 1,7 millions de coworkers à travers le monde. Cette explosion de la demande s’accompagne d’un autre phénomène : plus que jamais, les espaces de coworking se constituent en chaînes, facilitées par les solutions de lecteur de badge et de contrôle d’accès intelligent.

 

Devant le succès phénoménal de cette nouvelle pratique, on voit de plus en plus d’espaces multiplier les ouvertures de site en France. C’est par exemple le cas de Remix Coworking (5 espaces à Paris), de La Ruche (7 espaces dans toute la France) ou de Morning Coworking, qui a ouvert 19 espaces à Paris et en Ile-de-France.

 

En multipliant les sites, les espaces de coworking peuvent proposer toujours plus de services, avec une expérience unifiée et parfois un accès multi-sites facilité par les solutions de contrôle d’accès intelligent.

 

 

L’importance de faciliter les ouvertures de nouveaux sites

 

Intervenant parfois sur le tard, l’optimisation des processus est pourtant la donnée fondamentale pour faciliter l’ouverture de nouveaux espaces réunis sous une même bannière. Cela concerne aussi les acteurs de la nouvelle économie : une entreprise comme Uber l’a bien compris et en a fait le moteur de sa croissance, comme en témoigne cet exemple.

 

Pour Uber, le délai d’implantation dans de nouvelles villes s’est réduit à mesure que le nombre de villes augmentait. Au départ, il fallait à la start-up environ 3 mois pour ajouter une nouvelle localité à son offre. Ce délai s’explique par le recrutement des équipes locales, des premiers chauffeurs, par le lancement des opérations de communication… En automatisant ces processus, la répétition aidant, le temps de déploiement dans une nouvelle ville a pu passer à 3 jours seulement, soit une division par 30 du nombre de jours nécessaires.

 

 

Le contrôle d’accès, au coeur des espaces de coworking

 

Dans le cas des espaces de coworking, le critère du contrôle d’accès (par lecteur de badge ou autre) est fondamental pour agiliser l’ouverture de nouveaux espaces. En effet, en coworking, le contrôle d’accès est au coeur de l’expérience utilisateur. L’accès aux espaces est précisément le coeur du service proposé aux clients. Le contrôle d’accès intelligent joue donc un rôle capital pour encadrer la prestation de service, à tous les niveaux.

 

De plus, les espaces de coworking sont souvent hébergés au sein de bâtiments qui reçoivent d’autres entreprises ou des logements. Le contrôle d’accès répond donc à un double impératif : en plus de gérer les accès des usagers, il permet de sécuriser les espaces. Les problèmes d’intrusion et de vol sont un risque réel pour les espaces partagés et peuvent décourager les freelances d’y avoir recours.

 

Brivo, un lecteur de badge intelligent pour espace de coworking

 

Brivo est une solution de contrôle d’accès intelligent. Il est distribué en France par Stori Protection, qui gère le déploiement et la continuité du service pour ses clients sur toute l’Ile-de-France. Aux Etats-Unis, ces lecteurs de badge équipent de nombreux espaces de coworking, à l’image du réseau COCO.

 

En faisant appel aux solutions de Brivo, les espaces de coworking COCO bénéficient d’un contrôle d’accès intelligent et hébergé dans le cloud. Hyper-réactif, il n’a jamais été aussi facile de modifier, d’attribuer ou de révoquer les différents niveaux d’accès, en fonction des plages horaires de la journée.

 

Le contrôle d’accès informatisé et connecté à des APIs améliore et automatise la gestion d’un espace de coworking à de nombreux niveaux. Il permet d’obtenir des statistiques sur le temps d’utilisation de chaque usager, de modifier les droits de chacun et de flasher un administrateur lorsqu’un client est en retard sur ses paiements, par exemple.

 

La visibilité sur les usages permet de gérer son espace au mieux. Par exemple, lorsqu’un usager devient moins assidu, il peut être intéressant pour l’administrateur de le solliciter par email, de lui proposer des offres spéciales, de l’informer sur des évènements ou des services annexes…

 

Des ouvertures de sites plus rapides et efficaces grâce aux APIs

 

La facilité de gestion des accès est un grand avantage pour ouvrir de nouveaux espaces de coworking. Selon l’étude « Global Coworking Survey » de 2018, le déploiement d’un nouveau site prend en moyenne 7 mois à partir des premières mesures. Disposer d’une solution de contrôle d’accès clé en main permet de réduire nettement ce délai.

 

Répliquer un espace existant est encore plus rapide, toute l’infrastructure de contrôle d’accès étant déjà opérationnelle. Les APIs sont déjà connectées avec les logiciels. Il ne reste plus qu’à paramétrer les accès en multi-sites des ses clients, abonnés, partenaires et employés pour les adapter à la nouvelle envergure de son réseau.