Après avoir sonné le glas du bureau fermé dans les années 90, l’entreprise fait face à une nouvelle transformation culturelle à travers la révolution du Flex Office. En mettant fin à l’espace de travail dédié s’impose un nouveau rapport au travail plus flexible, plus transversal et plus productif que jamais. Il s’accompagne d’enjeux de taille au niveau de la sécurité des espaces de travail, auxquels le contrôle d’accès dématérialisé peut répondre.
Définition du Flex Office
Le Flex Office consiste à mettre fin à une pratique vieille comme le travail salarié : l’attribution d’un poste de travail attitré à chaque employé(e). Venu d’outre-Atlantique, cette pratique prend parfois le nom de desk sharing, ou de poste de travail partagé.
L’employé de demain, un sans bureau fixe ? C’est probable si l’on en croit une transformation culturelle en cours, largement adoptée par des grands groupes et les secteurs des nouvelles technologies ou du consulting. L’adoption de postes de travail partagés s’inscrit dans un nouveau rapport au travail, plus nomade et paradoxalement plus connecté, qui fait la part belle au télétravail et au coworking.
A qui ça s’adresse ?
Les entreprises pionnières du flex office viennent naturellement du secteur de l’audit et du conseil, où les employés passent du temps en mission sur le site de clients. Elles sont suivies par les SSII et plus généralement par le secteur de l’informatique, au coeur de la transformation digitale. Dès la formation, des établissements comme l’Ecole 42 remettent en question la notion d’espace dédié avec l’absence de salles de cours et un fonctionnement en clusters hyper flexibilisés.
Mais la pratique s’étend désormais à tous les secteurs. De nombreux groupes ont franchi le pas et proposent des postes de travail partagés à leurs employés : c’est notamment le cas de BNP Paribas, Bouygues Telecom, Sanofi, Adidas, Crédit Agricole, SG, Siemens ou Axa. Même s’il n’est pas toujours appliqué, le flex office est intégré à la réflexion dans la plupart des cas de construction de nouveaux bureaux, tous secteurs confondus.
Sans bureaux fixes : plus de productivité, moins de coûts pour les entreprises…
Si la pratique du flex office rencontre autant d’adeptes, c’est que les solutions techniques sont arrivées à maturité et permettent de penser le travail de l’employé en dehors de l’entreprise. La révolution numérique permet d’accéder à ses outils de travail de n’importe où, avec une connexion internet, à condition de la sécuriser efficacement avec un réseau Wifi renforcé et multi-sites, comme le propose Stori.
Réduction des coûts des bureaux pour l’entreprise
Dans un contexte où les entreprises traquent la réduction de leurs coûts, le flex office est une piste bien plus compétitive que l’open space traditionnel, où le taux d’occupation des bureaux à l’année oscille entre 50% et 60% selon les études. Maintenir une plateforme de bureaux étendue coute d’autant plus cher que les prix du m2 explosent à proximité des grandes villes !
Dans cet optique, les postes de travail partagés permettent de contrôler ses coûts d’infrastructures en réduisant le nombre de postes disponibles. La méthode consiste plus généralement à mettre en commun l’essentiel des ressources physiques, mieux ajustées aux besoins de l’entreprise.
Des gains de productivité très nets
Le salarié moderne valorise son poste de travail, mais aussi les lieux alternatifs : espaces lounge, cafétéria, coworking, etc… Le desk sharing permet une plus grande variété des schémas de travail pour les employés, brisant au passage la routine. En s’installant dans l’espace le mieux adapté à sa prochaine tâche, on peut opter pour le travail au calme, en collaboration, en parlant à voix haute, avec un café, dans un endroit où il est possible de téléphoner sans déranger ses collègues, etc…
Surtout, le flex office permet d’améliorer la productivité du temps passé sur site. Il casse les silos dans l’entreprise et libère un travail plus transversal, propice à l’innovation et aux synergies entre salariés de différents départements.
Cette nouvelle approche est calquée sur les méthodologies de projet en vogue, dans le sillage des projets scrum et de la méthode agile. Elles mettent à l’honneur la confiance envers les employés, le décloisonnement, avec des réunions courtes pour piloter le tout.
Et les employés, dans tout ça ?
De la même façon qu’ils plébiscitent le télétravail, les employés apprécient globalement la flexibilité dans les horaires introduite par le flex office.
Surtout, les postes de travail partagés sont mieux perçus que l’open space d’après cette étude de 2009, réalisée par deux chercheurs en architecture et en planification. Selon les résultats, les employés sans bureaux fixes se plaindraient moins des nuisances sonores qu’en open space. Toujours d’après l’étude, ils ressentent moins l’impression désagréable d’être observés ou écoutés, et apprécient le fait que l’espace de travail est plus à même de favoriser les interactions.
Flex office : réaffirmer la place du salarié dans l’entreprise
Malgré ces avantages, la perte du bureau personnel est loin d’être une donnée neutre. Beaucoup plus que la notion de territoire ou de pouvoir, l’espace attitré favorise un attachement affectif vital pour le bien-être au travail. La personnalisation du poste notamment (avec des post-its, des photos, des figurines, des jouets de bureau…) reste capitale, tout comme l’attachement à ses voisins de bureau, ce qui limite la généralisation du flex office à tous les secteurs.
Mais paradoxalement, le flex office permet aussi de recréer des liens à travers la possibilité de fréquenter des personnes de tous services. Fini, l’étage des commerciaux, celui des techniciens, celui des informaticiens… Chacun peut se côtoyer le temps d’un projet, sans abandonner les attaches avec les collègues de son propre secteur.
La diversification des espaces collaboratifs
Pour répondre à la perte d’identification au poste de travail ou au service, les entreprises multiplient les espaces collaboratifs. La surface économisée en postes supprimés est aussi réinvestie en espaces de vie aménagés, qu’ils soient dédiés à la relaxation, au jeu, à la restauration…
Surtout, la pratique du flex office doit s’accompagner d’une transformation profonde de son rapport au travail. Elle passe par un mode de management plus souple et basé sur la tâche, compatible avec le télétravail.
De nouveaux besoins de sécurisation des accès numériques et physiques
Avec les postes de travail partagés, les espaces de l’entreprise évoluent. Ils s’accompagnent de nouveaux besoins en équipement, notamment pour sécuriser les accès au réseau de l’entreprise. Des solutions existent pour renforcer la sécurité du Wifi et de l’intranet, notamment avec la connexion unique qui permet d’être reconnu sur plusieurs sites avec un seul mot de passe.
Accès aux flex-offices : le contrôle d’accès dans le cloud s’impose
Surtout, le flex office nécessite plus que jamais de sécuriser les accès physiques aux espaces de travail. Avec moins de contraintes spatiales et des centaines de collègues, identifier les collaborateurs devient plus difficile. Les horaires flexibles sont un casse-tête pour des grands groupes qui peuvent employer plusieurs milliers de salariés en flex office. C’est d’autant plus important de contrôler les accès pour garantir la sécurité des personnes, de leurs biens personnels, mais aussi des propriétés matérielles et immatérielles de l’entreprise, des données confidentielles, etc…
Pour répondre à ces problématiques de la façon la plus flexible qui soit, le contrôle d’accès dans le cloud est bien sûr la solution idéale. Il permet de personnaliser les accès aux locaux pour chaque salarié, mais aussi pour chaque espace ou plage horaire. Les droits sont accordés en temps réel, depuis une appli ou un ordinateur, de façon dynamique. L’accès se fait au moyen d’un badge qui peut être dématérialisé grâce à un smartphone, en Bluetooth ou en NFC.
Le contrôle d’accès permet d’aller plus loin : les API permettent de personnaliser la plateforme et d’ajouter des fonctionnalités. Il peut ainsi être en interface avec un système de réservation des postes de travail par les employés. Il permet également de gérer les accès aux casiers des salariés sur le site, avec une ouverture activée par code QR ou par badge virtuel.
Enfin, à l’ère du big data, il permet au management de disposer de statistiques sur la présence des salariés pour réintroduire du suivi et évaluer en temps réel la réussite du déploiement du flex office.
Flex Office: will tomorrow’s employee be without a fixed office?
Having sounded the death knell for the closed office in the 1990s, the company is facing a new cultural transformation through the Flex Office revolution. By ending the dedicated workspace, a new way of working is needed that is more flexible, more transversal and more productive than ever. It is accompanied by major challenges in terms of workspace security, to which dematerialized access control can respond.
Definition of Flex Office
The Flex Office consists of putting an end to an old practice like employee work: the awarding of workstation assigned to each employee. Coming from across the Atlantic, this practice sometimes takes the name of desk sharing, or shared workstation.
The employee of tomorrow, one without a fixed office? It is likely if we are to believe a cultural transformation in progress, widely adopted by big groups and the new technology or consulting sectors. The adoption of shared workstation is part of a new way of work, more nomadic and paradoxically more connected, which gives prominence to teleworking and coworking.
Who is it for?
Pioneering Flex Office companies naturally come from the audit and consultancy sector, where employees spent time on mission at customers sites. They are followed by SSII and more generally by the IT sector, at the heart of digital transformation. Right from the training, establishments such as School 42 question the concept of dedicated space with the absence of classrooms and functioning in hyper-flexible clusters.
But the practice is now spreading to all sectors. Many groups have taken the plunge and are offering shared workstations to their employees: this is particularly the case for BNP Paribas, Bouygues Telecom, Sanofi, Adidas, Crédit Agricole, SG, Siemens or Axa. Even if it is not always applied, the Flex Office is integrated into the thinking in most case of new offices construction, all sectors combined.
Without fixed offices: more productivity, less costs for companies…
If the practice of Flex Office meets so many members, it is because the technical solutions have reached maturity and allow to think the employee’s work outside of the company. The digital revolution allows you to access your work tools from anywhere, with an Internet connection, on condition that you effectively secure it with a reinforced, multi-sites Wi-Fi network, as Stori offers.
Reduction of office costs for the company
In a context where companies track the reduction of their costs, the Flex Office is a much more competitive track than the traditional open space, where the office occupancy rate for the year varies between 50% and 60% according to studies. Maintaining an extended office platform is more expensive as prices per m² explode near major cities!
With this in mind, shared workstations help control its infrastructure costs by reducing the number of available workstations. More generally, the method consists in pooling most of physical resources, better suited to the needs of the company.
Very clear productivity gains
The modern employee adds value to his workstation, but also the alternative places: lounge aeras, cafeteria, coworking… The desk sharing allows a bigger variety of work patterns for employees, breaking routine. By settling in the space best suited to your next task, we can opt for quiet work, in collaboration, by speaking aloud, with a coffee, in a place where it is possible to phone without disturbing one’s colleagues, etc.
Above all, the Flex Office improves the productivity of time spent on site. It breaks silos in the company and frees up more transversal work, conducive to innovation and synergies between employees from different departments.
This new approach is based on project methodologies in vogue, in the wake of scrum projects and the agile method. They honor trust in employee, decompartmentalization, with short meetings to steer everything.
What about employees?
In the same way that they favor the teleworking, employees generally appreciate the flexibility in schedules introduced by the Flex Office.
Above all, shared workstations are better perceived than the open space according to this 2009 study, carried out by 2 researchers in architecture and planning. According to the results, employees without fixed offices complain less about noise pollution than in open space. Still according to the study, they feel less unpleasant the feeling of being observed or listened to, and appreciate the fact that the workspace is more likely to encourage interactions.
Flex Office: reaffirm the employee’s place in the company
Despite these advantages, the loss of the personal office is far from neutral. More than the notion of territory or power, the assigned space encourages an emotional attachment vital for well-being at work. The personalization of the workstation in particulars (with post-its, pictures, figurines, office toys, etc…) remain essential, as the attachment to its office neighbors, which limits the generalization of the Flex Office to all sectors…
But paradoxically, the Flex Office also makes it possible to recreate links through the possibility of meeting people from all departments. Finished, the floor of the salespeople, that one of the technicians, that one of the computer scientists… Everyone can rub shoulders for the time of a project, without abandoning ties with colleagues in their own sector.
Diversification of collaborative spaces
To answer to the loss of identification at the workstation or at the department, companies are multiplying collaborative spaces. The area saved in job cuts is also reinvested in furnished living spaces, whether dedicated to relaxation, play, catering…
Above all, the practice of Flex Office must be accompanied by a profound transformation of his relationship to work. It involves a more flexible and task-based management mode compatible with the teleworking.
New needs for securing digital and physical access
With shared workstations, corporate spaces are evolving. They are accompanied by new equipment needs, in particular to secure access to the corporate network. Solutions exist to reinforce the security of Wi-Fi and the intranet, in particular with the single connection which makes it possible to be recognized on several sites with a single password.
Access to Flex Office: the access control in the cloud is essential
Above all, the Flex Office requires more than ever to secure physical access to workspaces. With less space constraints and hundred of colleagues, identifying collaborators becomes more difficult. Flexile hours are a brainteaser for large groups that can employ several thousand of employee in Flex Office. It is all the more important to control access to guarantee the people security, their personal property, but also tangible and intangible property of the company, confidential data, etc…
To answer theses problematics in the most flexible way possible, access control in the cloud is of course the ideal solution. Il allows you to personalize access to premises for each employee, but also for each space or time slot. The rights are granted in real time, from an application or a computer, dynamically. The access is done by means of a badge which can be dematerialized using a smartphone, Bluetooth or NFC.
Access control goes further: APIs allow you to customize the platform and add functionality. It can thus be interfaced with a system for reserving workstations by employees. It also makes it possible to manage access to employees ‘lockers on the site, with an opening activated by a QR code or by virtual badge.
Finally, in the era of big data, it allows management to have statistics on the presence of employees to reintroduce monitoring and evaluate in real time the success of the deployment of the Flex Office.